¿Cómo enfrentar los retos de control y cumplimiento corporativos?

El control de gastos para mejorar el cumplimiento corporativo es uno de los principales desafíos de las empresas en la actualidad.

Se estima que el 62% de las compañías actuales está considerando medidas para la contención de costos, aunque muchas no estén equipadas para hacerlo. Esto refleja un panorama complejo para las empresas que no cuentan con las soluciones adecuadas para llevar a cabo una buena estrategia.

En este artículo abordamos cuáles son los principales retos de control y cumplimiento y las mejores formas de enfrentarlos mediante el uso de la tecnología. De esta forma, podrá reducir el fraude, los problemas de cumplimiento normativo y los riesgos de reputación empresarial.

¿Le interesa el tema? Entonces, siga leyendo.

Principales desafíos de control y cumplimiento

Primero, veamos cuáles son los principales retos a los que se enfrentan las compañías en esta materia:

Recibos en papel

Uno de los grandes desafíos para las empresas es la precisión en los reportes de gastos y los riesgos relacionados con el manejo de dinero en efectivo. Esto resulta complicado dado que los procesos son susceptibles a errores manuales y cada etapa requiere de mayor control, así como una mayor inversión de tiempo.

Reembolso de kilometraje inexacto

Otro de los retos más grandes es el seguimiento manual del kilometraje. Esta categoría de gastos tradicionalmente es difícil de gestionar, ya que a menudo es susceptible de fraude. Además agrega un promedio de 21 horas de tiempo administrativo en el registro manual y la solicitud de reembolso para las empresas.

Es más complejo que otros gastos porque en muchos casos se encuentra indocumentado, lo que permite aprobar y reembolsar estimaciones de los empleados. Sin embargo, los expertos consideran que a menudo los trabajadores pueden sobreestimar estas distancias, lo cual resulta perjudicial para la organización.

Visibilidad limitada de los gastos de viaje futuros

Este es uno de los desafíos más comunes para muchas compañías: la identificación, aprobación y captura de gastos resulta un proceso complicado para muchas unidades de negocio. Además, las empresas carecen de herramientas que les permitan automatizar las solicitudes de gasto y las aprobaciones de manera rápida. Los gerentes de presupuesto se encuentran limitados al no poder revisar los costos de viaje antes de que se hayan reservado, sin poder controlar el gasto antes de que se produzca.

Datos limitados para la toma de decisiones

La falta de acceso a información de reportes y análisis sobre gastos, costos y reembolsos de cada viaje puede derivar en un exceso de gastos por parte de la empresa, además de una falta del cumplimiento de la política de control de costos.

¿Cómo enfrentar los retos de control y cumplimiento?

Para enfrentar estos retos, es esencial contar con recursos que permitan cerrar la brecha de datos y flujos de trabajo que aumentan los costos y reducen el cumplimiento, de modo que se pueda gestionar el gasto activamente.  

Algunas formas de enfrentar estos desafíos son:

Mediante la digitalización de los recibos y facturas

Esto permite mejorar la comunicación y la precisión de los reportes de gastos, evitando los riesgos relacionados con los gastos en efectivo.

Automatización del seguimiento de kilometraje y el reembolso

Reemplazando el seguimiento manual mediante tecnologías que simplifiquen el proceso y aumenten la precisión y el control de una categoría que históricamente es compleja de gestionar.

Digitalización y automatización de las solicitudes de gastos y sus aprobaciones

Esto ayudará a evitar una visibilidad limitada de los gastos de los viajes futuros. Los gerentes de presupuesto podrán encargarse de revisar los costos de viajes antes de que estos sean reservados.

Su empresa podrá controlar los gastos que hacen sus empleados antes de que se produzcan y, a su vez, podrá revisar cada reporte de gastos antes de ser presentado. Así, lograrán una gestión que les permitirá cumplir con la política de viajes y gastos en todas las reservaciones.

Gestión del programa de viajes

Las soluciones de gestión y control de viajes y gastos permiten a las compañías capturar y aplicar controles de gastos a reservaciones realizadas directamente con proveedores. Además, brinda grandes ventajas para ampliar la captura de datos de transacciones y acelerar la aprobación de los reportes de gastos.

Utilizando tecnologías inteligentes también podrá reducir costos por errores y fraudes, ya que la inteligencia artificial y el aprendizaje automático son herramientas que permiten automatizar los datos y recibos de gastos. De esta manera, el control y la precisión se irán incrementando, y los procesos de auditorías se simplificarán.

¿Cómo influye la tecnología en la reducción de riesgos para una empresa?

Las innovaciones tecnológicas permiten a las empresas estimar, prevenir y abordar riesgos significativos. En esta materia, ofrecen grandes ventajas. A continuación, mencionamos algunos casos:

• El trabajo con expertos en auditorías permite que las empresas aumenten la supervisión de gastos sin agregar otros gastos adicionales. A su vez, el personal de Recursos Humanos y del Departamento Contable seguirán enfocados en sus tareas sin sufrir desgastes ni pérdidas de tiempo o dinero por posibles errores.
• Se puede mejorar el control de gastos para proporcionar total transparencia. De esta manera, las compañías podrán tener mayor visibilidad en el control de costos, mejorar el cumplimiento normativo, aumentar las previsiones y la precisión presupuestaria para poder priorizar los gastos y mejorar la toma de decisiones corporativas.
• A través de soluciones de gestión de viajes y gastos, se profundizará en los datos —antes limitados— para mejorar la toma decisiones. Así, podrá controlar los excesos de gastos para fortalecer el cumplimiento normativo de las políticas de control de costos.

Soluciones integradas de viajes y gastos

Para abordar los retos más importantes de control de gastos y cumplimiento corporativo, hoy en día es imprescindible contar con soluciones para gestionar y optimizar el flujo de información.

Las empresas necesitan contar con soluciones integradas de viajes y gastos que permitan un análisis e interacción de los datos. Esto ayudará a que se desempeñen los procesos de manera más eficiente, reduciendo los tiempos en cada uno de sus procesos y ahorrando dinero y recursos.

Las soluciones tecnológicas integradas ayudan a mejorar el proceso, fortaleciendo el control en cada etapa. Así tendrá una visibilidad ilimitada que le permitirá reducir riesgos importantes como el fraude, asegurando el cumplimiento normativo, su reputación y confiabilidad en el mercado.

Herramientas de control y gestión de gastos

Una de las herramientas tecnológicas más relevantes para este propósito son las soluciones de gestión y control de viajes y gastos. Estas aportan ventajas como:

• mayor cumplimiento de las políticas internas;
• mejor desempeño de sus empleados;
• optimización del presupuesto;
• y medidas preventivas para evitar riesgos financieros.

Todos estos puntos son esenciales para el cumplimiento normativo y para enfrentar el control de gastos que afronta toda empresa en la actualidad. Como hemos explicado a lo largo de todo este artículo, es necesario que las compañías asuman el riesgo y se impulsen hacia los beneficios que brindan las tendencias tecnológicas en esta área.

Si le pareció interesante este artículo, lo invitamos a descargar nuestro ebook: "Costo y cumplimiento. Dos cosas que aún puede controlar". En este material encontrará excelentes estrategias para mejorar estos aspectos en su empresa. ¡No se lo pierda!