¿Cuál es la responsabilidad del empleador en viajes de negocios?

En el mundo empresarial actual, los viajes de trabajo son una parte fundamental de las operaciones de muchas organizaciones. Ya sea para cerrar tratos, asistir a conferencias, visitar sucursales o para otras actividades relacionadas con la dinámica del negocio, los viajes corporativos suelen mantener a menudo a los empleados en la carretera o en los aviones.

Sin embargo, el éxito de los viajes de negocios no solo depende de la efectividad del empleado, sino también de la responsabilidad del empleador.

Asegurarse de que los colaboradores estén seguros, bien informados y bien atendidos es esencial. En este artículo, exploraremos las responsabilidades del empleador en los viajes corporativos y cómo garantizar el bienestar de los trabajadores que están fuera de la oficina.

1. Crear una política de viajes alineada con el Duty of Care

El primer paso para garantizar la seguridad y el bienestar de los empleados en los viajes de negocios es establecer una política de viajes corporativos sólida. Esta política debe abordar todas las condiciones relacionadas con el Duty of Care (Deber de Cuidado), lo que implica la obligación de la empresa de garantizar la seguridad y la salud de sus colaboradores durante sus desplazamientos laborales.

La política debe ser clara y detallada. Necesita incluir pautas sobre la planificación de viajes, la selección de medios de transporte y alojamiento seguros, así como los procedimientos de seguridad en el destino.

2. Contratar un seguro de asistencia viajera

La contratación de un seguro de asistencia en viajes es esencial para la protección de los empleados en caso de emergencias médicas, accidentes o cualquier otra situación imprevista durante el viaje. Este seguro debe proporcionar cobertura para la atención médica, evacuación en casos de emergencia y repatriación.

Los empleadores deben garantizar que sus empleados estén debidamente cubiertos y que tengan acceso a servicios de asistencia en todo momento.

3. Obtener servicios de agencias de viaje especializadas

El uso de una agencia de viajes especializada en Business Travel puede facilitar la planificación de viajes y garantizar que los empleados tengan itinerarios eficientes y de confianza. Estas agencias pueden ayudar en la selección de vuelos, hoteles y transporte terrestre, además de brindar asesoramiento sobre destinos y restricciones de viaje.

4. Mantener al viajero informado en todo momento

La comunicación constante con los empleados antes, durante y después de sus viajes es fundamental. Los empleadores deben proporcionar información detallada sobre el itinerario, los procedimientos de seguridad y las formas de contacto en caso de emergencia.

También es importante realizar un seguimiento y verificar el bienestar del empleado durante el viaje. La comunicación bidireccional puede marcar la diferencia en situaciones de riesgo.

5. Identificar una aerolínea muy segura

La elección de una compañía aérea confiable es esencial para la seguridad de los viajeros. Los empleadores deben investigar y seleccionar aerolíneas que cumplan con los más altos estándares de traslado aéreo. La seguridad de los vuelos debe ser una prioridad para garantizar la integridad de los empleados.

6. Limitar el número de empleados viajeros en un mismo vuelo

En situaciones de emergencia o cambios en los itinerarios, puede ser complicado lidiar con un gran número de empleados en un mismo vuelo. Limitar el número de trabajadores que viajan juntos en un mismo avión puede facilitar la gestión de imprevistos y garantizar una respuesta más efectiva en caso de emergencia.

7. Escoger los mejores alojamientos posibles con base en el presupuesto

La elección de alojamientos confiables es fundamental. Los empleadores deben seleccionar hoteles que cumplan con los estándares de seguridad y salud, y que estén ubicados en áreas que no pongan en riesgo a su personal. Proporcionar a los empleados información sobre la ubicación y las medidas de seguridad del alojamiento es crucial.

8. Garantizar “conexiones directas” con los empleados

Tener una “conexión directa” con los trabajadores en viaje es una parte importante de la responsabilidad del empleador. Esto implica establecer una comunicación constante y una línea de contacto en caso de emergencia. Los empleados deben poder ponerse en contacto con la empresa o con un responsable en cualquier momento durante el viaje.

9. Ejecutar benchmarking sobre la calidad de atención

El benchmarking de la calidad de atención en situaciones de riesgo implica comparar y evaluar la capacidad de respuesta y la eficacia de los procesos de seguridad y asistencia en viajes. Los empleadores deben revisar y mejorar continuamente sus políticas y procedimientos para garantizar que estén alineados con las mejores prácticas y estándares de seguridad.

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Ventajas de contar con un software como SAP Concur

La gestión de gastos y viajes corporativos es una parte crítica de cualquier empresa, y contar con un software especializado en esta área, como SAP Concur, puede proporcionar una serie de ventajas significativas.

A medida que las empresas buscan optimizar sus operaciones y garantizar el cumplimiento de políticas, un software de gastos y viajes se ha convertido en una herramienta indispensable, aportando funcionalidades como:

• Automatización: Este software permite automatizar tareas repetitivas y manuales relacionadas con la gestión de gastos y viajes. Desde la presentación de informes de gastos hasta la aprobación de solicitudes de viaje, la automatización agiliza el flujo de trabajo y ahorra tiempo y recursos. 
• Cumplimiento: El software permite establecer y aplicar políticas personalizadas de gastos y viajes. Los empleados reciben notificaciones y advertencias en tiempo real si sus solicitudes o gastos no cumplen con las políticas predefinidas. 
• Visibilidad: SAP Concur ofrece a los empleadores una visión completa de todos los gastos relacionados con los viajes de negocios. Los gerentes y responsables pueden realizar un seguimiento de los gastos en tiempo real y tomar decisiones informadas. 
• Reducción de errores: El software valida automáticamente los gastos y las solicitudes de viaje, lo que minimiza la posibilidad de errores humanos. Además, las notificaciones de políticas garantizan que los empleados no intenten gastos no autorizados. 
• Aprobaciones más rápidas: Los responsables y gerentes pueden revisar y aprobar solicitudes de viaje y gastos de manera electrónica y desde cualquier ubicación. Esto es especialmente beneficioso en empresas con empleados que viajan con frecuencia o en organizaciones con múltiples sucursales.

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 La planificación adecuada, la comunicación constante y la inversión en la seguridad de los viajeros son aspectos fundamentales de esta responsabilidad. La implementación de un software de gastos y viajes corporativos puede simplificar la gestión de viajes y garantizar que se cumplan las políticas de la empresa. 

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