¿Qué son las deducciones autorizadas para personas morales y físicas?

La complejidad de las regulaciones fiscales y el desconocimiento sobre los gastos que las personas físicas y morales pueden deducir de su carga, suelen provocar que muchos contribuyentes paguen impuestos innecesarios.

Las deducciones autorizadas son gastos que, bajo ciertos requisitos, establecidos por el Servicio de Administración Tributaria, pueden reducir los ingresos acumulables, disminuyendo la base gravable y, por ende, el monto total de impuestos a pagar.

Para acceder a este beneficio es necesario un conocimiento detallado de las normas fiscales y una gestión precisa de la documentación correspondiente.

En este artículo, le explicaremos qué son las deducciones autorizadas y por qué son importantes, cuáles son los tipos de deducciones autorizadas para personas morales y físicas, detallaremos los requisitos para que un gasto sea deducible y exploraremos los beneficios de una herramienta digital para gestionar las deducciones.

¡Comencemos! 

¿Qué son las deducciones autorizadas y por qué son importantes?

Son instrumentos fiscales que permiten a las personas morales (empresas) y físicas (particulares) disminuir las obligaciones fiscales, ya que solo deben declarar los ingresos netos acumulables después de restablecer los gastos indispensables para su operación económica.

Las deducciones autorizadas contribuyen con la reducción de la carga impositiva de las personas morales y físicas, y les ayudan a optimizar los recursos disponibles, ya que fomentan la inversión, fortalecen la estabilidad financiera, el crecimiento económico y contribuyen a que la compañía sea sostenible.

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Tipos de deducciones para personas morales y físicas

En el país, tantos las personas físicas como las personas morales pueden realizar deducciones autorizadas para reducir su base gravable y, por lo tanto, su carga impositiva. A continuación, estos son los tipos de deducciones disponibles para cada grupo.

Deducciones para personas físicas:

• Salud: Honorarios médicos, hospitalización, análisis, medicamentos, tratamientos médicos, prótesis, aparatos médicos para discapacidad y servicios dentales, entre otros.
• Educación: Colegiaturas en instituciones educativas privadas con validez oficial, desde preescolar hasta bachillerato o su equivalente (con un límite anual según el caso).
• Intereses hipotecarios: Generados por créditos hipotecarios destinados a la adquisición de vivienda.
• Gastos funerarios y de cementerio: Para cónyuge o concubino, padres, abuelos, hijos y nietos, hasta ciertos límites.
• Aportaciones voluntarias a fondos de retiro: Dentro de los límites establecidos por las leyes.
• Donativos: A organizaciones autorizadas, como ONG y asociaciones con fines altruistas, que estén autorizadas por el SAT.
• Transporte escolar: En algunos casos, los costos de transporte escolar también pueden ser deducibles.
• Impuestos locales: Que no estén relacionados con el pago de ingresos, sanciones fiscales o multas.

Deducciones para personas morales:

• Gastos operativos: Incluye salarios y prestaciones a empleados, arrendamientos, suministros, servicios públicos (electricidad, agua, gas), viáticos, políticas de viajes y gastos de logística y transporte, entre otros.
• Gastos de ventas y administración: Relacionados con la promoción de productos y servicios, como publicidad, comisiones, honorarios de consultoría y viajes de negocios, entre otros.
• Adquisición de bienes e insumos: Compra de maquinarias, equipos, materia prima, vehículos y otros gastos necesarios para la operación del negocio.
• Inversiones en investigación y desarrollo: En algunos casos, las inversiones en proyectos de innovación y desarrollo tecnológico pueden ser deducibles.
• Intereses por créditos empresariales: Siempre que sean utilizados para fines relacionados con la actividad empresarial.
• Impuestos locales y contribuciones federales: Como el Impuesto sobre Nómina.
• Donativos: A organizaciones autorizadas, como ONG y asociaciones, que estén dentro de los límites legales establecidos.
• Seguros: Relacionados con la operación del negocio, como seguros de vehículos, seguros de vida o seguros contra accidentes de los empleados.

Requisitos para que un gasto sea deducible

Para que un gasto sea considerado deducible, es necesario que cumpla con los siguientes requisitos establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

1. Estar estrictamente relacionado con la actividad económica

Esto significa que debe ser necesario para la generación de ingresos, como la compra de materias primas o pago de sueldos y servicios relacionados con el negocio, como viajeros de negocios.

2. Contar con el Comprobante Fiscal Digital por Internet

Es obligatorio contar con factura electrónica o CFDI proporcionada por el proveedor del bien o servicio y que cumpla con todos los requisitos fiscales como RFC, monto de la compra, IVA desglosado y descripción del producto o servicio.

3. Haber sido pagado a través de medios autorizados

Los pagos que superan los dos mil pesos mexicanos, deben realizarse a través de medios electrónicos autorizados, como transferencia bancaria, cheque nominativo, tarjeta de crédito, débito o servicios de pago electrónico.

Es importante tomar en cuenta que los pagos en efectivo que superan los dos mil pesos mexicanos, no son deducibles.

4. Registrar el gasto en la contabilidad

Para que sea deducible, el gasto debe estar debidamente registrado en la contabilidad del contribuyente y ser reportado en las declaraciones fiscales correspondientes al ejercicio en el que se realizó.

5. Ser efectivamente erogado en el ejercicio fiscal correspondiente

El gasto debe haber sido hecho y pagado durante el ejercicio fiscal en el que se pretende deducir. No se pueden deducir gastos de ejercicios anteriores, a menos que se trate de ciertos ajustes o excepciones legales.

6. Cumplir con las disposiciones específicas según el tiempo de gasto

Algunos gastos tienen requisitos adicionales, por ejemplo:

• Intereses hipotecarios: Deben ser de un crédito destinado a la adquisición de vivienda y otorgado por instituciones financieras autorizadas por el SAT.
• Gastos médicos: Deben pagarse mediante cheque, tarjeta o transferencia electrónica y no en efectivo. Además, es necesario que el gasto se soporte con un CFDI que contenga toda la información exigida por el SAT.
• Donativos: Solo son deducibles si se realizan a instituciones autorizadas por el SAT.

7. No estar dentro de las restricciones legales

Hay ciertos gastos que, por ley no son deducibles, como multas, sanciones fiscales, gastos personales que no están relacionados con la actividad del negocio.

8. Gastos con límite de deducción

Algunos gastos, como las colegiaturas o los de salud tienen montos máximos anuales establecidos por la ley que pueden deducirse.

Beneficios de una herramienta digital para gestionar las deducciones

Las soluciones digitales como las que ofrece SAP Concur permiten automatizar y optimizar procesos relacionados con la contabilidad y el cumplimiento normativo, lo que facilita la gestión de gastos deducibles y reduce la carga administrativa a través de:

1. Automatización del registro de gastos

Permite automatizar la captura y clasificación de los gastos deducibles, generando informes detallados y precisos en tiempo real desde cualquier ubicación y a cualquier hora, minimizando los errores y acelerando el proceso de gestión financiera.

2. Generación automática de CFDI y comprobantes

La herramienta integra la generación y validación automática de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, para asegurar que todos los gastos registrados cumplan con las políticas de gastos y los requisitos establecidos por el SAT.

3. Cumplimiento fiscal garantizado

Minimiza el riesgo de sanciones por incumplimiento de la legislación tributaria, al asegurar que los gastos cumplen con las normativas fiscales vigentes, como el uso de medios de pago autorizados y la vinculación correcta de los gastos fiscales con la actividad económica del negocio.

4. Optimización del flujo de efectivo

Al gestionar de manera eficiente los gastos, la herramienta ayuda a acceder a las deducciones autorizadas para reducir la base gravable, mejorando el flujo de efectivo y permitiendo reinvertir recursos en otras áreas clave del negocio.

5. Control y visibilidad en tiempo real

La plataforma de SAP Concur ofrece una visión completa y actualizada de los gastos, lo que permite a las empresas y contribuyentes tener un control detallado sobre sus finanzas.

Los gerentes de viajes de negocios y usuarios en general, pueden acceder a informes personalizados para identificar oportunidades de deducción de gastos y tomar decisiones informadas.

6. Reducción de errores y auditorías

Al automatizar procesos y validar la documentación de manera digital, se reducen significativamente los errores en la contabilidad y prepara a la empresa para auditorias fiscales, garantizando que los registros estén completos y cumplan con la normativa.

7. Integración con otros sistemas financieros

Las soluciones de SAP Concur se integran fácilmente con otros sistemas contables y financieros, lo que facilita la consolidación de la información en informes fiscales precisos, que optimizan la gestión integral de los recursos económicos.

8. Ahorro de tiempo y recursos

Ahorra tiempo en tareas administrativas relacionadas con la gestión de gastos, liberando recursos humanos para enfocarse en actividades estratégicas, como la expansión del negocio o la mejora operativa.

En pocas palabras

Comprender y aprovechar correctamente las deducciones autorizadas es clave para optimizar la carga fiscal, ya que estas deducciones permiten reducir la base gravable de manera legal y generan ahorros significativos que se traducen en una gestión financiera más eficiente y estratégica.

Para maximizar los beneficios de estos instrumentos fiscales, es fundamental cumplir con las disposiciones del SAT, como contar con comprobantes válidos, registrar adecuadamente los gastos y utilizar los medios de pago permitidos.

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