¿Cómo hacer una buena gestión de imprevistos en tus viajes corporativos?

Los viajes corporativos son una parte esencial de las operaciones de muchas empresas, ya que permiten establecer relaciones comerciales, cerrar acuerdos y expandir mercados. Sin embargo, una mala gestión de imprevistos puede poner en jaque incluso la mejor de las planificaciones.

En este artículo, exploraremos diversas estrategias y consejos prácticos para manejar los imprevistos en los viajes corporativos. Abordaremos cómo anticipar problemas, establecer procedimientos de emergencia y utilizar herramientas y recursos que le ayudarán a mitigar el impacto de situaciones inesperadas.

¿Qué son los imprevistos en los viajes corporativos y por qué es importante gestionarlos?

Los imprevistos en los viajes corporativos son situaciones inesperadas que pueden surgir antes, durante o después de un viaje de negocios, afectando la agenda y los objetivos del viajero.

Estos contratiempos pueden incluir:

• cancelaciones o retrasos de vuelos;
• problemas con el alojamiento;
• emergencias médicas;
• pérdida de documentos o pertenencias;
• dificultades de transporte.

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¿Por qué es importante la gestión de imprevistos?

Dicho lo anterior, es fácil imaginar el porqué la gestión de imprevistos surge como una iniciativa esencial para alcanzar eficiencia, comodidad y bienestar para los viajes corporativos; sin embargo, aquí detallamos las razones:

Minimizar el impacto en la productividad

Al contar con estrategias para manejar imprevistos, las empresas pueden garantizar que sus empleados se enfoquen en sus objetivos, incluso ante contratiempos.

Proteger la inversión

Una mala gestión de imprevistos puede resultar en gastos adicionales, lo que afecta el retorno de inversión (ROI) y la contabilidad de la empresa.

Mantener la satisfacción del cliente y las relaciones comerciales

La capacidad de adaptarse y resolver problemas rápidamente puede mejorar la percepción de la empresa y fortalecer las relaciones con los clientes.

Aumentar la seguridad y el bienestar del viajero

La gestión de imprevistos no solo se trata de resolver problemas logísticos, sino también de garantizar la seguridad y la tranquilidad del viajero, por lo que tener un plan puede reducir la ansiedad y el estrés asociados con los viajes.

Con esto en mente, veamos algunas técnicas y prácticas que se pueden implementar para reducir la accidentalidad y problemas durante estas movilizaciones.

Estrategias para anticipar y preparar imprevistos en los viajes corporativos

La anticipación y la preparación son clave para gestionar imprevistos en los viajes corporativos. A continuación, se presentan estrategias efectivas que las empresas pueden implementar para enfrentar posibles contratiempos:

Crear un plan de contingencia

Un plan de contingencia bien estructurado para manejar los imprevistos tiene que contar con:

• Análisis de posibles situaciones que podrían surgir durante los viajes, como cancelaciones de vuelos, emergencias médicas o problemas con el alojamiento.
• Protocolos de acciones concretas que los viajeros deben seguir en caso de que se presente un imprevisto. Por ejemplo, qué hacer si se pierde el pasaporte o cómo proceder en caso de un retraso en un vuelo.
• Contactos útiles, como números de teléfonos de servicios de emergencia, líneas de atención al cliente de aerolíneas y hoteles, y la información de la embajada o consulado más cercano.

Establecer protocolos de comunicación y apoyo

Para ello, se pueden establecer:

• Canales de comunicación para los viajeros con la empresa y con sus compañeros en caso de un imprevisto.
• Un puesto o equipo dentro de la empresa que se encargue de brindar apoyo a los viajeros.
• Sesiones informativas para discutir el plan de contingencia y los protocolos establecidos.

Utilizar tecnología para gestionar imprevistos

Algunas herramientas y aplicaciones que se pueden utilizar incluyen un software que centralice toda la información del viaje, como reservas de vuelos, alojamiento y actividades programadas, para acceder rápidamente a los detalles del viaje en cualquier momento.

También se puede contar con plataformas de alertas en tiempo real sobre cambios en vuelos, condiciones climáticas y otros factores que puedan afectar el viaje. O incluso herramientas de gestión y manejo de crisis que permitan a los empleados informar sobre imprevistos y recibir asistencia instantánea.

Ahora bien, esto no es todo lo que se puede hacer para tener una gestión de imprevistos mejorada. A continuación presentamos una serie de pasos que ayudarán a reducir contratiempos.

Cómo manejar imprevistos comunes en los viajes corporativos

Los imprevistos durante los viajes corporativos pueden variar en gravedad, pero tener un enfoque claro para manejarlos puede reducir su impacto. Algunos consejos para los más comunes son:

• Verifique las reservas con antelación.
• Conozca los números de contacto de las aerolíneas y los hoteles. 
• Tenga un itinerario flexible que le permita adaptarse a cambios sin afectar la totalidad del viaje. 
• Investigue sobre los hospitales, clínicas y servicios médicos disponibles en el destino antes de viajar. 
• Confirme que su póliza de seguro cubra emergencias médicas y repatriación.
• Informe a las partes interesadas sobre cualquier cambio en el itinerario tan pronto como se produzcan. 
• Utilice aplicaciones de gestión de viajes que centralizan su itinerario y envían alertas sobre cambios.

Por último, le queremos recomendar algunas soluciones de emergencia digitales que faciliten la gestión de imprevistos en su organización.

Herramientas y recursos útiles para la gestión de imprevistos en viajes corporativos

La gestión eficaz de imprevistos en viajes corporativos requiere el uso de herramientas y recursos adecuados que faciliten la planificación, ejecución y supervisión de cada viaje. Aquí tiene la mejor opción:

Concur Travel

Concur Travel se centra en poner a los empleados y los objetivos comerciales en el centro de su programa de viajes. Esta plataforma ofrece una solución integral que captura todos los datos de gastos y viajes, independientemente de dónde se realicen las reservas.

Sus características incluyen:

• Reservas simplificadas: permite a los empleados reservar vuelos, trenes, hoteles y automóviles a través de una interfaz de usuario intuitiva.
• Consolidación de datos: proporciona un tablero centralizado para visualizar gastos y viajes, facilitando el análisis en tiempo real.
• Autonomía y control: equilibra la libertad de los empleados para reservar sus viajes con el control necesario para los gerentes.

Al utilizar herramientas como SAP Concur, las empresas pueden optimizar la gestión de imprevistos durante los viajes corporativos, ya que no solo ayuda a planificar y ejecutar viajes de manera más eficiente, sino que también proporciona el soporte necesario para enfrentar situaciones inesperadas. 

Conozca más sobre SAP Concur

Gestionar los imprevistos de manera efectiva es esencial para asegurar el éxito de los viajes corporativos y minimizar el impacto que estas situaciones pueden tener en la operación general de su empresa.

Le invitamos a agendar una cita de cotización con SAP Concur y descubrir cómo nuestras soluciones pueden optimizar la gestión de sus viajes corporativos, ayudándole a estar mejor preparado para cualquier situación inesperada.