Control de Gastos Empresariales
¿Qué es y cómo funciona el IVA acreditable en tu negocio?
Muchas empresas, en especial las pequeñas y medianas, encuentran complicado cumplir con las obligaciones fiscales relacionadas con el Impuesto al Valor Agregado (IVA) debido a la complejidad de su cálculo, declaración y pago. Sin embargo, el concepto de IVA acreditable ofrece un alivio fiscal significativo al permitir que las empresas deduzcan de su pago, el impuesto que ya han cancelado por insumos o servicios necesarios para sus operaciones.
En este contexto, las herramientas digitales desempeñan un papel clave para automatizar el seguimiento y la validación de las transacciones sujetas al IVA. De esta forma, se logra garantizar que las empresas puedan acreditar correctamente los montos correspondientes, optimizar su cumplimiento fiscal, reducir riesgos y ahorrar tiempo valioso en sus procesos administrativos.
Para que usted también pueda aprovechar estos conocimientos, le compartiremos qué es el IVA acreditable y cómo se diferencia del IVA trasladado, detallaremos los requisitos para acreditar el IVA en su negocio y revisaremos los beneficios fiscales y estratégicos.
También nos tomaremos el tiempo para explicar el paso a paso necesario para calcular y registrar el IVA acreditable, además de presentarle los principales beneficios de usar herramientas digitales para gestionar este impuesto.
¿Listo? ¡Acompáñenos hasta el final!
¿Qué es el IVA acreditable y cómo se diferencia del IVA trasladado?
El IVA acreditable es un mecanismo que permite a las compañías recuperar parte del impuesto pagado al Servicio de Administración Tributaria (SAT) durante sus operaciones. Este corresponde al monto del IVA que la empresa ya ha pagado por la compra de bienes, políticas de viajes de negocios, servicios o insumos necesarios para sus actividades comerciales.
Por ejemplo, si una empresa compra mercancía y paga IVA por ella, ese monto puede ser acreditado o descontado del IVA que debe cobrar a sus clientes y posteriormente pagar al Gobierno.
Por otra parte, el IVA trasladado es el impuesto que las empresas retienen a sus clientes por la venta de bienes o servicios (se incluye en el precio final), y que posteriormente entregan al SAT, como parte de sus obligaciones fiscales.
Las diferencias entre ambos son las siguientes:
- Origen: El acreditable es el que la empresa paga a sus proveedores y el trasladado es el que la compañía retiene a sus clientes en nombre del SAT.
- Finalidad: El acreditable se usa para reducir el monto a pagar, mientras que el trasladado se recauda para ser entregado al Gobierno.
- Impacto en la empresa: El acreditable disminuye la carga fiscal, contribuyendo a la sostenibilidad de la compañía y el trasladado aumenta el monto que la empresa debe pagar al SAT, a menos que se acredite.
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Lee másRequisitos para acreditar el IVA en su negocio
Para acreditar el IVA de manera correcta es necesario cumplir con ciertos requisitos establecidos por el SAT. Veamos cuáles son.
1. Gastos relacionados con la actividad empresarial
El IVA solo es acreditable si los bienes o servicios adquiridos están directamente relacionados con la actividad económica del negocio, como publicidad, viajes de negocios, compra de insumos o equipos, asesoría y mantenimiento, entre otros.
2. Comprobantes fiscales válidos
Es indispensable contar con facturas electrónicas emitidas correctamente por los proveedores, las cuales deben cumplir con los requisitos fiscales establecidos, como el Registro Federal del Contribuyente (RFC) del emisor, monto desglosado de IVA y descripción del bien o servicio.
3. IVA efectivamente pagado
El IVA solo puede acreditarse cuando se ha pagado efectivamente. Esto incluye pagos en efectivo, transferencia o cheque, y debe reflejarse en el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) correspondiente.
4. Registro contable adecuado
Es indispensable llevar libros contables actualizados y presentarlos en caso de auditoría.
5. Declaraciones fiscales al corriente
La empresa debe estar al día con las obligaciones fiscales y presentar las declaraciones mensuales de IVA en tiempo y forma.
6. No estar en supuestas de restricciones fiscales
La empresa no debe encontrarse en situaciones que impidan la acreditación del IVA, como realizar actividades exentas de IVA, utilizar comprobantes de proveedores no registrados o con irregularidades fiscales.
Beneficios fiscales y estratégicos del IVA acreditable
El IVA acreditable no solo es un mecanismo de cumplimiento fiscal, sino también una herramienta estratégica que puede mejorar la rentabilidad y la competitividad de las empresas a través de los siguientes beneficios:
1. Reducción de carga fiscal
Permite a las empresas reducir el monto del IVA que deben pagar al SAT, al descontar el impuesto pagado en insumos, bienes y servicios directamente relacionados con la actividad empresarial.
Si, por ejemplo, una empresa paga 100 mil pesos en IVA por viajes y gastos de negocios y cobra 120 mil pesos en IVA a sus clientes, solo tendrás que pagar 20 mil pesos al SAT.
2. Mejora el flujo de efectivo
Al restablecer el IVA pagado del IVA cobrado, las empresas pueden mantener más recursos disponibles para operaciones.
3. Posibilidad de obtener saldos a favor y devoluciones
Si el IVA acreditable es mayor que el IVA trasladado, la empresa generará un saldo a favor que puede solicitar como devolución o compensar en futuras obligaciones fiscales.
4. Optimización de costos operativos
Un manejo adecuado del IVA acreditable permite a las empresas planificar mejor sus costos operativos, ya que los insumos adquiridos generan un reembolso indirecto a través de la acreditación del IVA
5. Cumplimiento normativo y reducción de riesgos
La correcta gestión del IVA acreditable reduce el riesgo de sanciones, multas y auditorías por parte del SAT.
6. Mejora la planificación fiscal y financiera
Permite a las compañías planificar mejor sus obligaciones fiscales y anticipar sus necesidades de liquidez.
7. Competitividad en el mercado internacional
Las empresas importadoras o exportadoras pueden beneficiarse de la exención del IVA en ventas internacionales y del IVA acreditable en insumos nacionales, mejorando su competitividad en precios.
Pasos para calcular y registrar el IVA acreditable
El proceso de cálculo y registro del IVA acreditable es fundamental para garantizar que su empresa cumpla con las obligaciones fiscales y aprovechar correctamente este beneficio.
1. Identificar los gastos con IVA acreditable
El primer paso es revisar todas las compras y gastos realizados por la empresa relacionados con su actividad económica, como adquisición de insumos, mercancías, alquiler, servicios profesionales y viajes de negocios, entre otros y asegurarse de que generan IVA acreditable y no están exentos.
2. Obtener comprobantes fiscales válidos
Todas las transacciones que realice deben estar soportadas por un Comprobante Fiscal Digital por Internet que cumpla con los requisitos exigidos por el SAT, los cuales son:
- Registro Fiscal del Contribuyente del emisor y receptor.
- Desglose correcto del IVA.
- Concepto y descripción del bien o servicio adquirido.
3. Verificar el pago efectivo del IVA
Solo es posible acreditar el IVA cuando el gasto haya sido efectivamente pagado y esté registrado en los estados de cuenta bancarios.
4. Registrar el IVA acreditable en la contabilidad
Registre el monto del IVA acreditable en las cuentas contables correspondientes. Es recomendable utilizar un sistema de contabilidad digital y automatizado que facilite el seguimiento de las facturas y pagos.
5. Calcule el IVA neto a pagar
Los sistemas automatizados facilitarán esta operación, la cual consiste en descontar del monto total del IVA trasladado, el monto total del IVA acreditable.
Si el IVA acreditable es mayor que el IVA trasladado, tendrá un saldo a favor que podrá compensar o solicitar en devolución.
6. Presente la declaración mensual de IVA
Haga la declaración mensual de IVA a través del portal del SAT, incluyendo el monto trasladado, el acreditable y el saldo final.
Recuerde guardar los comprobantes y documentos de respaldo para posibles auditorías.
Beneficios de usar una herramienta digital para gestionar el IVA acreditable
La gestión eficiente del IVA acreditable contribuye a optimizar la carga fiscal de las empresas. En este sentido, las soluciones digitales que ofrece SAP Concur permiten automatizar y simplificar este proceso, garantizando precisión en el cumplimiento de las obligaciones fiscales y ofreciendo los siguientes beneficios:
1. Automatización del registro y cálculo del IVA
Automatiza la captura de datos de facturas, desglosando automáticamente el IVA acreditable, lo que reduce significativamente los errores manuales y garantiza que cada gasto se contabilice correctamente.
2. Validación de comprobantes fiscales
Verifica que los CFDI cumplan con los requisitos establecidos por el SAT, garantizando el cumplimiento normativo y evitando rechazos o sanciones por errores en los comprobantes.
3. Integración con sistemas contables y ERP
Las soluciones digitales de SAP Concur se integran fácilmente con otros sistemas de planificación de recursos empresariales y contabilidad, permitiendo un flujo continuo de datos financieros que mejora la eficiencia operativa.
4. Seguimiento en tiempo real
Proporciona informes detallados en tiempo real sobre las transacciones sujetas a IVA, ofreciendo visibilidad total y control inmediato sobre las obligaciones fiscales y saldos a favor.
5. Gestión de gastos y reembolsos automatizados
Permite la gestión eficiente de los gastos empresariales y mejora el desempeño de los gerentes de viajes de negocios al optimizar los procesos de reembolso y proporcionar mayor precisión en la gestión del IVA relacionado con gastos de empleados.
6. Reduce los riesgos fiscales
Automatizar los procesos garantiza la precisión de los cálculos, reduce el riesgo de errores en las declaraciones fiscales y minimiza la posibilidad de auditorías o sanciones.
Usa el IVA a tu favor
Comprender el funcionamiento del IVA acreditable no solo ayuda al cumplimiento de las obligaciones fiscales, evitando sanciones auditorias y multas que pueden afectar la sostenibilidad de la compañía, sino que también maximiza los recursos disponibles, optimizando el flujo de efectivo.
Para aprovechar al máximo este beneficio fiscal, utilice herramientas digitales que automaticen los procesos, optimicen el cumplimiento normativo y minimicen los errores humanos.
Si desea conocer más sobre cómo impulsar su negocio con las soluciones digitales de SAP Concur, le invitamos a hacer una cita con nuestros asesores. ¡Será un placer atenderle!
