6 recomendaciones para elaborar una política de viajes corporativos

La globalización a través de las herramientas tecnológicas ha acortado las distancias, disminuyendo la necesidad de trasladarse de un país a otro para hacer negocios. Sin embargo, dada la condición de ser social que caracteriza la naturaleza humana, es difícil superar por completo la necesidad de un apretón de manos o contacto físico, para establecer alianzas y llegar a acuerdos.

Es por ello que aún queda un largo camino por recorrer antes de poder hacer a un lado los viajes de negocio.

¿Necesita elaborar una política de viajes corporativos para su organización? ¡Continúe leyendo hasta el final, en este artículo le daremos seis recomendaciones que le ayudarán en esta tarea!

¿Qué es una política de viajes corporativos?

Una política de viajes corporativos no es más, que el conjunto de normas y condiciones que establece cada empresa para regular y controlar los viajes de trabajo que realizan sus empleados, socios o colaboradores.

A través de esta, se dejan en claro los deberes, derechos y obligaciones tanto de la empresa, como del viajero, con lo que se evitan abusos, confusiones y malos entendidos que puedan derivar en problemas y gastos innecesarios.

Estas políticas deben estar por escrito para que nada quede sobrentendido ni a criterio de alguna de las partes en cada oportunidad.

 6 recomendaciones para elaborar una política de viajes corporativos

¡Ahora sí! Veamos cuáles son los mejores consejos para implementar lineamientos eficaces en su organización en materia de viajes de negocios.

1.     Defina el proceso de aprobación

Uno de los primeros puntos a considerar durante la elaboración de una política de viajes de negocio, es lo correspondiente a la aprobación de los traslados.

Para ello, es necesario que se establezcan todas las condiciones como: tiempo de duración de los viajes, motivos de aprobación, tiempo de antelación para su aprobación, tipo de transporte y clase, presupuesto de gastos e incluso, y de ser posible, la frecuencia.

También es necesario definir, si será el supervisor, Recursos Humanos o el propio viajero quien haga las reservas.

Lo ideal es que todos estos lineamientos sean muy claros, tanto para el viajero como para la empresa, evitando así confusiones y abusos de las políticas.

2.   Establezca información sobre el servicio de alojamiento

Si la organización cuenta con una lista de hoteles preferentes, el viajero deberá apegarse a la misma. Adicionalmente en este apartado, se deben especificar tanto el tipo de habitación como los servicios adicionales—en caso de que se contemplen—, que pueden incluirse, bien en el presupuesto inicial o como gastos reembolsables.

Es decir, si la empresa se hará cargo o no de servicios como lavandería, estacionamiento, conexión a internet, servicio de habitación, acceso a televisión por cable o streaming, entre otros.

3. Incluya los medios de transporte

Es preciso definir el medio de trasporte a utilizar en cada caso. No siempre los viajes de negocio se realizan en avión, en algunas partes del mundo, cuando las distancias no son tan largas, es posible usar tren o servicios ejecutivos de transporte terrestre, así como taxi o alquiler de vehículo.

En todo caso, es necesario que tanto la empresa como el viajero corporativo, tengan claro el presupuesto destinado para tal fin, así como las condiciones específicas para cada tipo de transporte. También se deberá definir la clase de asiento de vuelo o tren.

Otro aspecto que debe contemplar es el tipo de trasporte que se utilizará una vez en el lugar de destino. Es preferible utilizar servicio de taxi que rentar automóvil, sin embargo, es bueno optar por la alternativa más económica y segura.

4.     Tenga una lista de proveedores preferentes

Siempre es conveniente tener una lista de proveedores preferentes para todos los servicios que se requieran, es decir, aerolíneas o agencias de viajes, hoteles, alquileres de auto, taxis, restaurantes.

Dependiendo de la frecuencia con la que su empresa ejecute viajes de negocio, esta lista de proveedores preferentes puede variar y también pueden surgir alianzas estratégicas.

Esto le ayudará a conseguir ciertos beneficios y ofertas que hagan más confortable el traslado y el hospedaje de sus viajeros de negocios. Las alianzas pueden darle mayor control sobre los gastos y ahorrarle tiempo en trámites.

5.     No olvide el control de gastos

En este apartado tiene que dejar clara la diferencia entre viaje de negocio y viaje de turismo. Para ello, debe establecer qué gastos asumirá la empresa y cuáles no. Esto dependerá de la naturaleza de su organización y de la negociación que tenga entre manos.

Es importante que cada viaje, represente una inversión y no un gasto sin sentido, por eso deben hacerse solo los verdaderamente necesarios y que tengan un alto nivel de posibilidad de éxito.

Es preciso definir también si nuestro viajero de negocio tendrá acceso a una tarjeta de crédito corporativa, si se le entregará efectivo o si los gastos se pagarán contra rembolso.

A su regreso, el viajero deberá presentar un informe con facturas y recibos, para justificar los gastos. Estas facturas deben contar con las especificaciones requeridas por la empresa. En caso de que se utilice un software de control y gestión de gastos, ¡este paso es más sencillo! Ya que tendrá acceso a toda la información de los gastos de viaje desde cualquier lugar y en tiempo real.

La política de viajes corporativos también debe fijar el tiempo límite de presentación del informe y sus anexos, así como los plazos para hacer el reembolso, de ser el caso.

 6.     Priorice la seguridad de los viajeros

Nunca olvide incluir la seguridad de los viajeros en la política de viajes. Es necesario establecer los pasos a seguir y los números de contacto en caso de que se presente una emergencia durante el viaje, ya que nadie está exento de sufrir un accidente o contratiempo.

También es recomendable que en este aspecto de su política de viajes corporativos contemple la inclusión de un seguro de viaje. Además, recuerde que establecer una estrategia de gestión de riesgos es esencial para garantizar la seguridad de los viajeros.

¡Llegamos al final!

Como ve, es importante que la política de viajes facilite los traslados de negocio con un claro protocolo, evitando cualquier tipo de abuso, equivocación o pérdida. A la vez, contemple el confort y la seguridad que necesitan los viajeros, de tal manera que representen de forma efectiva y eficiente a la empresa, alcanzando en cada viaje los objetivos esperados.

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