Todo lo que necesita saber sobre Concur Travel y sus ventajas

A mediados del 2022 los viajes corporativos retomaron su auge, pero ahora con expectativas más altas por parte de empresas, empleados y las propias agencias de servicios. Ante este escenario, Concur Travel se presenta como la solución que permitirá que la gestión de viajes y gastos se eficiente y satisfactoria para todos los involucrados.

Planificar, reservar, confirmar, registrar consumos, reprogramar traslados o aumentar el número de noches de hospedaje son parte de las actividades de los viajeros y los encargados de la gestión de viajes y gastos corporativos.

Lo que anteriormente era una tarea descomunal y tediosa, que ocupaba recursos humanos para el antes, durante y después de un viaje corporativo, ahora se lleva a cabo con una sola aplicación a la que se puede acceder desde cualquier dispositivo móvil.

El éxito de esta propuesta radica en nuestro conocimiento integral de los procesos de organización de viajes, tanto para el responsable de la gestión como para el viajero. En SAP Concur vamos más allá de la logística habitual al incorporar en Concur Travel una herramienta versátil de planificación y control de costos que ofrece seguridad, adaptabilidad y satisfacción.

¿Cómo lo hacemos posible? Conozca aquí más detalles sobre la solución Concur Travel.

¿Qué es Concur Travel?

Concur Travel es el software de gestión de viajes y gastos corporativos que permite automatizar los procesos de reservas de traslado, transporte y alojamiento. A partir de estos datos, genera reportes asociados con la logística de viaje y consumos autorizados de los empleados.

Lo destacable de esta solución tecnológica es que además de incluir las vías de transportes aéreas, ferroviarias, renta de vehículos y alojamiento en hoteles, también permite la interconexión con las plataformas externas, al mismo tiempo que con los sistemas internos de la organización.

Así, Concur Travel provee un entorno desde el cual los organizadores del itinerario y el propio viajero pueden interactuar para atender todas las etapas del viaje corporativo, o bien realizar los ajustes necesarios en tiempo real.

¿Se trata de una agencia virtual de viajes? No.

Concur Travel es una aplicación de gestión de viajes corporativos, por lo cual es necesario conocer en detalle el significado de este término.

¿Qué es la gestión de viajes corporativos?

Se denomina gestión de viajes corporativos al conjunto de actividades, procesos y responsabilidades relacionadas con un viaje de negocios, ya sea como parte de las funciones de un equipo interno o a través de servicios de planificación prestados por terceros.

Esta planificación puede incluir la organización de eventos corporativos, de viajes de negocios o cualquier actividad relacionada con las responsabilidades de índole laboral.

Su función es facilitar el acceso a los servicios necesarios para el viajero, así como monitorear el cumplimiento de las normas y la emisión de los reportes de viajes y gastos asociados.

¿Qué hace un agente de gestión de viajes corporativos?

Bien sea como un departamento interno de su organización o a través de servicios externos, la persona o equipo encargado de la gestión de viajes y gastos corporativos debe garantizar que se cumplan las siguientes tareas:

• Crear y gestionar itinerarios de viaje: esto incluye la coordinación de horarios y reservas, además de prever las posibilidades de cambios.
• Encontrar las mejores opciones de precio: puede ser a través de la negociación de tarifas corporativas, acuerdos con proveedores o la búsqueda de ofertas.
• Organizar el alojamiento: tomando en consideración el número y tipo de viajeros, duración de la estadía y las ubicaciones más convenientes.
• Organizar el transporte: analizando las opciones de traslado aéreo, marítimo o terrestre, además de las alternativas de transporte interno en el lugar destino.
• Agendar reuniones y coordinar eventos: concertar con los encargados para planear y confirmar citas de trabajo. También aplica cuando la empresa figure como anfitrión o cuente con empleados participantes.
• Controlar los costos y asegurar el cumplimiento de las políticas: administrar las partidas de viajes y gastos corporativos de acuerdo con las políticas de la organización, recabar la información y presentar reportes.

Tomando en consideración las tareas principales de este proceso, es fácil imaginar las ventajas de contar con una aplicación que permita agilizar el cumplimiento de las mismas. Esa herramienta existe y se llama Concur Travel.

¿Por qué es importante la gestión de viajes y gastos corporativos?

En primer lugar, es fundamental señalar que los viajes corporativos ofrecen interesantes beneficios para la consolidación, productividad, imagen y crecimiento de las empresas, principalmente aquellos orientados a nuevos canales de comunicación, alianzas estratégicas, captación de clientes y capacitación e innovación tecnológica.

Por lo tanto, la gestión de viajes y gastos corporativos adquiere relevancia al coordinar todos los factores que garantizan el éxito del viaje, el logro de los objetivos y el aprovechamiento de la inversión realizada.

Recordemos que los viajes corporativos requieren una inversión, volviendo así a su correcta gestión, lo que permitirá obtener los máximos beneficios, justificar los gastos y presentar las mediciones para evaluar sus resultados.

El hecho de que involucren al talento humano de la organización, confiere una notable trascendencia a esta gestión, con la cual se garantiza la seguridad, comodidad y bienestar del personal que representa a la empresa en cualquier lugar.

Funciones principales en Concur Travel

Como herramienta de software, Concur Travel satisface todas las características de usabilidad para garantizar el cumplimiento eficiente de los objetivos. Incorpora en su interfaz principal dos funcionalidades básicas relacionadas con las opciones de viajes y gastos respectivamente.

A partir de allí, las funciones de planificación permiten acceder a las opciones de:

1. Buscar

Una vez seleccionada la opción de búsqueda entre vuelos, hoteles, vehículos o trenes, lo siguiente es introducir los parámetros adecuados según el itinerario planificado.

De este modo, en el caso de buscar un vuelo, se introducen los datos de origen, destino y fechas. O bien, para la búsqueda de hoteles, bastará con indicar la ubicación, fecha de llegada y número de noches.

2. Reservar

Habiendo listado los resultados obtenidos de diferentes fuentes, plataformas y proveedores, y una vez seleccionada la más conveniente, Concur Travel establece conexión directa con estas para realizar la respectiva reserva.

Incluyendo además las opciones de confirmación, cancelación, pasarela de pagos y adición de servicios, según disponga cada proveedor de forma independiente.

3. Reportar gastos (Expenses)

Permite manejar partidas individuales del presupuesto de gastos y reportar los recibos y facturas con solo cargar los datos y una foto.

Esta funcionalidad se conecta directamente con los sistemas de la organización para llevar un control en tiempo real de los consumos durante el viaje corporativo.

Características clave de Concur Travel

Usar herramientas tecnológicas como Concur Travel no solo facilita las actividades de gestión de viajes y gastos corporativos, sino que también representan una serie de ventajas significativas que impulsan la eficiencia de organización, tales como:

Interfaz intuitiva y facilidad de uso

Esto se logra a través de una interfaz sencilla, clara y que genere experiencias intuitivas que faciliten la planificación y minimicen los errores.

Los colaboradores pueden disponer de una única herramienta para gestionar de forma directa sus opciones de viaje en otras aplicaciones de servicios.

Accesibilidad en línea en varios dispositivos

La conveniencia de utilizar dispositivos móviles para reservar, acceder a servicios externos y emitir reportes de gastos, hace de Concur Travel una herramienta conveniente y práctica, sobre todo porque sus funcionalidades en línea permite mantener actualizado al viajero y al equipo de gestión con los detalles del viaje y gastos de la empresa, pues registra los ajustes en tiempo real.

Integración con otras soluciones y sistemas internos

Ya sea su sistema de gestión de finanzas o la plataforma de alojamiento, viajes o alquiler de automóviles, es posible integrarla en la interfaz de Concur Travel, así como con otras aplicaciones de interés que bien puede ser la bolsa de valores, el clima o el reporte del tráfico.

La integración con sistemas internos como ERP, nóminas o plataformas de finanzas de su organización, promueve una gestión eficiente y permite la visibilidad oportuna para los especialistas de viajes y gastos.

Adaptable a todo tipo de empresas

Concur Travel permite personalizar las opciones de viajes y gastos corporativos de acuerdo con las políticas de su organización, adaptándose a los procesos de gestión, autorización y convenios de servicios para empresas de cualquier área y tamaño.

Además, funciona eficientemente para empresas de diferentes países, con sistemas complejos y sin importar el número de empleados que se requieran como usuarios en la aplicación.

Simplifica el reporte y análisis detallado de gastos

Al brindar la posibilidad de cargar los comprobantes de consumo en el momento que ocurren, el reporte final de gastos con Concur Travel es 60% más rápido que del modo tradicional, eliminando a los viajeros la tediosa tarea de coleccionar recibos y facturas para sus registros.

Para los encargados de finanzas, ofrece la información actualizada de cada viaje corporativo, presentados en formatos gráficos y sensibles al análisis estadístico, con los cuales facilitan la detección de fallas y la toma de decisiones.

Ventajas de Concur Travel

Al actualizar sus procesos de gestión de viajes y gastos con Concur Travel, ya sea el profesional de las finanzas, ejecutivo o empleado viajero, tiene la posibilidad de disfrutar de estas notables ventajas:

Automatización de solicitudes

El alcance de Concur Travel ofrece soluciones para gestionar viajes corporativos desde su solicitud inicial. Esto significa que una vez generada la planificación de viaje, los empleados pueden configurar las solicitudes de acuerdo con las políticas de la empresa y a los objetivos que se plantean en cada caso.

Así, es posible crear un nuevo registro de viaje al que se asignarán las condiciones básicas y el respectivo presupuesto financiero, a partir del cual se habilitarán las opciones de búsqueda y reservación de los servicios necesarios.

Integración con amplia variedad de proveedores

A la hora de escoger las opciones de viaje, se dispone de una amplia variedad de proveedores de servicios que se integran en la plataforma de Concur Travel, con lo que puede seleccionar al proveedor de su preferencia o realizar una búsqueda detallada de alternativas.

Así, al contar con un inventario de opciones que se adapten a cualquier condición interna, podrá encontrar mejores ofertas o acceder a planes de descuento corporativos.

Control y seguimiento en tiempo real

Los gerentes de gestión de viajes y gastos se mantienen al tanto con las funciones de monitoreo en línea de Concur Travel, teniendo la libertad de controlar el presupuesto de gastos en tiempo real.

En el caso de los usuarios, no necesitan acceder a ningún otro sitio para consultar información crítica del itinerario y pueden modificar sobre la marcha algunas de las opciones cuando algunas de las condiciones no sean las adecuadas.

Ahorro de costos

Tanto a nivel operativo o financiero, la solución tecnológica Concur Travel favorece gracias a la disminución del tiempo requerido en la planificación, gestión y atención del viajero corporativo, así como al ahorro de dinero, ya que optimiza los procesos acordes a sus políticas de viajes y gastos.

Mejora la experiencia del viajero

Concur Travel genera altos niveles de satisfacción en los viajeros, desde las facilidades al momento de la solicitud del viaje corporativo hasta la resolución de todos los detalles relacionados, la experiencia de atención es eficiente, integral y oportuna.

Esta solución está enfocada en una experiencia confortable, segura y bajo el control operativo y financiero de la organización, en conjunto con el empleado que viaja, por lo que también cuenta con asistencia técnica y un canal de comunicación directo para la toma de decisiones durante la ejecución de su viaje.

Gracias a estos beneficios usted puede centrarse en su agenda de negocios sin mayores inconvenientes o distracciones.

¿Cómo comenzar a utilizar Concur Travel?

Las tendencias de viajes de negocios impulsan a las organizaciones de hoy a adoptar Concur Travel como una solución tecnológica, ya que les permite ser más eficientes, responder a las necesidades de sus ejecutivos y, al mismo tiempo, resguardar su salud financiera.

Claramente, después de comparar sus características y ventajas, el paso siguiente es comenzar a utilizar esta herramienta. A continuación le compartimos cómo puede implementar Concur Travel en su organización:

1. Consulte las características y funciones principales

En primera instancia le recomendamos consultar los detalles de Concur Travel. Esto ayudará a confirmar la conveniencia de esta solución y las posibilidades de gestión que ofrece para satisfacer las necesidades del negocio.

2. Solicite el presupuesto

Acceda al formulario para solicitar una cotización y personalice las opciones presupuestarias indicando la herramienta SAP Concur que desea cotizar.

Aquí, además de incluir el número máximo de reportes a generar con esta solución de acuerdo con el volumen de viajes corporativos de su organización, también debe seleccionar el país en el cual opera su negocio o la ubicación de la sucursal.

3. Contacte a nuestros expertos

Una vez que haya solicitado el presupuesto, los asesores expertos de SAP Concur le contactarán para atender todas sus preguntas y comentarios, antes de establecer la conformidad con lo presupuestado y proceder a la entrega de credenciales.

4. Obtenga sus credenciales y cree su cuenta

Luego de creada su cuenta de empresa, el siguiente paso es incluir las cuentas de usuarios autorizados para utilizar la Concur Travel, configurando su rol y permisos dentro de la jerarquía de su organización.

5. Reciba el entrenamiento para gestionar sus viajes corporativos con Concur Travel

Acceda a los manuales de aplicaciones y las versiones demo de las funciones para familiarizarse como nuevo usuario de Concur Travel, así como para conocer los recursos formativos y tecnológicos de SAP Concur.

6. Reciba soporte técnico 24/7

Durante la fase de instalación, creación de cuentas y ante cualquier novedad con la funcionalidad de Concur Travel, puede acceder al servicio de soporte especializado para atender su requerimiento de forma inmediata.

Responda a las tendencias de viajes de negocios con SAP Concur

Las necesidades de los viajeros corporativos y las organizaciones perfilan las tendencias en viajes de negocios, las cuales SAP Concur, tiene muy claras para satisfacer las expectativas que esperan. Por eso, es muy importante garantizar aspectos como:

Flexibilidad

Este requerimiento obedece a las preferencias del 35% de los empleados, quienes esperan consideraciones más flexibles durante sus viajes corporativos, principalmente relacionadas con las restricciones COVID-19 (33%) y la incorporación de tiempo de ocio (89%).

Bienestar y tranquilidad

Cualquier tipo de desplazamiento involucra aspectos básicos de seguridad y bienestar, las cuales se deben asumir por las organizaciones durante el viaje.

Las opiniones de los empleados apuntan a ser más exigentes en torno a este tema, siendo que el 53% espera cambios significativos a la hora de seleccionar los medios de transporte y las comodidades de alojamiento.

Sustentabilidad

Desde evaluar la absoluta necesidad de los viajes, hasta la implementación de cambios con soluciones sustentables, el nuevo modelo de viaje corporativo debe considerar importantes modificaciones para la selección de sus proveedores y configurar alternativas de servicios de alojamiento, transporte y alimentación alineadas con este propósito.

Herramientas de tecnología

La transformación tecnológica también toca la puerta de los viajes corporativos y cubre la necesidad personalizar Concur Travel en sus aplicaciones móviles para facilitar los procesos de reserva y control de gastos.

Propuestas de SAP Concur

Los especialistas de SAP Concur están a la vanguardia de estas tendencias, haciendo que sus propuestas tecnológicas no solo respondan al mercado actual, sino también a las necesidades futuras en cuanto a flexibilidad, sostenibilidad y bienestar.

En este sentido, sus propuestas están enfocadas en responder a estos puntos críticos dentro de un entorno profesional, innovador y eficiente.

Si bien es prioritario para las empresas cumplir con sus políticas de viajes y gastos, puede existir un equilibrio en cuanto a la distribución del tiempo, al mismo tiempo en que se aprovecha la tecnología de Concur Travel para la detección de consumos no autorizados.

En relación con el bienestar, la seguridad y la sostenibilidad, al contar con un amplio inventario de proveedores, la selección de las opciones más convenientes resulta un proceso sencillo y rápido, así como la personalización de las políticas de gastos, normas de protección y preferencias de los viajeros.

¿Qué es SAP Concur?

Reconocida por IDC MarketScape como la empresa líder en soluciones de viajes y gastos, SAP Concur es la estructura organizativa detrás de las mejores herramientas de gestión corporativa denominada Concur Travel.

Su oferta de productos responde de manera eficiente a todas las exigencias de los profesionales de finanzas encargados de la gestión de viajes y gastos. También satisface las necesidades de los usuarios con soluciones simples, prácticas y confiables.

En definitiva, SAP Concur es una plataforma que mezcla la gestión de viajes corporativos con soluciones de tecnología que mejoran la experiencia del usuario y hacen más rentable la inversión de cualquier organización.

La filosofía de SAP Concur se basa en dos pilares fundamentales: herramientas integrales en todas las fases de la gestión de viajes y soluciones de fácil integración con sus sistemas de ERP, RRHH y de planificación.

Por último, ofrece un ecosistema de Partners encargados de generar las mejores soluciones a través de los datos obtenidos de su experiencia con SAP Concur.

Es momento de elegir la mejor opción

El panorama para los próximos años presenta interesantes tendencias de comportamiento en relación con la gestión de viajes corporativos, haciendo de la flexibilidad, el bienestar y la sostenibilidad el punto clave que deben atender los especialistas.

Para ello, la solución tecnológica de Concur Travel no solo ofrece una plataforma en línea para atender los requerimientos de búsqueda, reserva y control de gastos, sino también un medio de intercambio de información que permitirá a los encargados de finanzas tener una mejor comprensión y gestión de los viajes corporativos.

Así, SAP Concur lidera como una herramienta de automatización pensada en el bienestar de sus empleados, la buena administración de los recursos y una gestión eficiente para generar mejores oportunidades y beneficios.

¿Está preparado para afrontar las nuevas tendencias en viajes y gastos corporativos?

¡Comience ahora a disfrutar de las ventajas de esta herramienta! Le invitamos a agendar una cita y dar el siguiente gran paso con Concur Travel.