Planifique viajes para su empresa de manera eficiente

La importancia de los viajes de empresa para la consecución de objetivos corporativos es innegable. Sin embargo, también pueden ser motivo de estrés y preocupación dentro de las organizaciones. 

Si se quieren maximizar las posibilidades de éxito de cada experiencia, es preciso contar con una política de gastos efectiva y planificar cada traslado, considerando los distintos factores asociados (viajeros, destinos, duración del viaje, alojamiento y otros).

¿Cómo hacer viajes de empresa de manera eficiente?

Aunque puede parecer complicado, es posible hacer viajes de empresa de manera eficiente, si toma en cuenta estas 8 sugerencias: 

1. Planifique

El primer paso para organizar viajes de empresa exitosos es planear con anticipación. Para ello, es aconsejable elaborar una check-list que permita verificar el cumplimiento de las diferentes tareas asociadas con el traslado.

Durante la etapa de planificación, el responsable de la gestión de viajes, o el travel manager, de la empresa debe encargarse de contactar con distintos proveedores de servicios (hoteles, transporte, restaurantes) y comparar precios.

De esta forma, es posible consultar planes empresariales y descuentos especiales por temporada o viajes frecuentes, garantizando que la organización obtenga los mejores precios sin sacrificar la comodidad de los colaboradores. 

Otro elemento indispensable para optimizar los viajes de empresa es crear un itinerario que incluya todas las actividades profesionales que se ejecutarán en el destino, dejando tiempo libre para momentos de recreación y esparcimiento.

Una manera de hacer más eficiente el itinerario es calculando el tiempo estimado de los traslados. Para ello se pueden utilizar herramientas tecnológicas, como Google Maps. Esta información puede hacer parte de un dossier que contenga:

• Reuniones y eventos programados.
• Ficha informativa sobre el lugar destino.
• Referencias del clima y cultura local.
• Pronósticos del tiempo.
• Dress code (código de vestimenta).
• Locales cercanos para compra de equipos y materiales (de ser necesario).
• Número telefónico de centros de salud.

En el caso de los viajes internacionales, tenga presente informar a los colaboradores sobre la legislación vigente en el área geográfica a visitar, las condiciones de acceso a servicios de Wi-Fi e internet y la necesidad de adaptadores para enchufes.

Igualmente, es relevante apuntar las casas de cambio autorizadas para adquisición de divisas y la política de la compañía de transporte contratada con respecto al peso y las dimensiones del equipaje. 

2. Compruebe la documentación de los colaboradores

Tanto si se trata de viajes nacionales como internacionales, es indispensable comprobar que la documentación de los colaboradores de la empresa esté actualizada y vigente, esto incluye:

• Documento Nacional de Identidad.
• Pasaporte y visados (para viajes internacionales).
• Tarjeta de vacunación.
• Licencia de conducir (si se tiene previsto alquilar un vehículo en destino).
• Recetas de medicamentos.
• Acreditación de la empresa en la que trabaja el colaborador.

En algunas regiones del mundo, las autoridades exigen la presentación de cartas de invitación empresarial con información sobre el motivo del viaje, organización responsable y duración del evento.    

3. Contrate seguros de viaje

Los seguros de viaje constituyen un valioso recurso para garantizar la protección de los colaboradores ante posibles incidencias, como retraso de vuelos, pérdida de equipaje, anulación de reservaciones y robos.

Asimismo, un seguro de viajes garantiza la asistencia médica y quirúrgica en caso de presentarse un accidente u otro tipo de emergencia que atente contra la salud del viajero corporativo.

4. Elija un alojamiento acorde con las necesidades de los viajeros

En la organización de un viaje de negocios, la elección de un alojamiento apropiado para los colaboradores es un factor clave que puede determinar el éxito de la experiencia para todos los involucrados.  

Es aconsejable seleccionar establecimientos cómodos y limpios, con fácil acceso a diferentes medios de transporte y ubicado lo más cerca posible del lugar donde se llevarán a cabo las actividades profesionales (reuniones, eventos, conferencias, etc.).

No olvide, verificar que el alojamiento cuente con seguridad, internet confiable y otros servicios que contribuyan con el bienestar y el desempeño profesional del viajero (lavandería, gimnasio, centro de negocios, desayuno incluido, entre otros).

Algunos hoteles ofrecen el servicio de planchado, adicional a la lavandería, o proveen a sus huéspedes de planchas portátiles. Esta información es de especial interés para los viajeros corporativos a la hora de seleccionar su vestuario.

Otro dato para considerar, es el horario de funcionamiento de los restaurantes cercanos o pertenecientes al mismo complejo hotelero y la variedad del menú que ofrecen a los comensales.

5. Prepare un dossier

Como señalamos anteriormente, la elaboración de un dossier resulta esencial para el éxito de los viajes de empresa. El documento debe contener información general sobre el destino y datos específicos sobre los aspectos profesionales, tales como:

• Actividades (eventos, reuniones, cursos, conferencias).
• Locaciones.
• Horarios.
• Nombres, cargos y número de contacto de los organizadores.
• Resumen de ponencias o temas a tratar.
• Tiendas de materiales cercanas.
• Ficha, o brochure, de la empresa anfitriona.

6. Sugiera actividades recreativas

Conocer el itinerario de viajes y el programa de actividades facilita la participación de los colaboradores en actividades recreativas (visitas guiadas, encuentros informales con otros profesionales), promoviendo con ello la reducción del estrés y el networking. 

7. Simplifique el proceso de gestión de viajes

La adopción de tecnología en empresas no se refiere únicamente a las áreas de producción. En la actualidad, las soluciones digitales y la automatización contribuyen a acelerar diferentes procesos dentro de las industrias.

Un ejemplo de ello es el software de gestión de viajes, como la plataforma Concur Travel de SAP Concur, que otorga autonomía a los empleados para realizar sus propias reservas, dentro del marco de las políticas de la organización. 

Esta solución digital ofrece otras funcionalidades que incluyen el registro de gastos, la ejecución de reservas en línea, la emisión de reportes y la posibilidad de integrarse con otros softwares, como Concur Expense de SAP Concur.

8. Analice los datos de cada experiencia  

La culminación de cada viaje de empresa es el momento propicio para hacer un análisis de la experiencia, los costos y otros datos asociados que pueden ser de utilidad para futuros traslados y colaboraciones e incluso para introducir mejoras en la política empresarial de gastos.

Ahora que conoce más sobre cómo planificar viajes de empresa de manera eficiente, contacte con un experto de SAP Concur y descubra cómo podemos ayudarle a tomar el control de sus gastos corporativos. ¡Avance hacia el futuro!, solicite una cotización.