Viajes de trabajo: Lo que hace falta para mejorar la experiencia

Ante los cambios que la nueva realidad de los viajes trae a las empresas, es importante contar con una solución de T&E moderna, automatizada, inteligente e integral.

Hay un antes y un después tras la pandemia que sacudió al planeta hace poco más de dos años. Uno de los escenarios donde esto es evidente es en los viajes de trabajo. Ahora que se han reactivado, hay ciertos cambios que las empresas deben hacer para considerar la sustentabilidad, cuidar la seguridad del personal viajero, tomar ventaja de los datos alrededor de la dinámica y facilitar la experiencia, tanto para los ejecutivos que viajan como para el equipo del área financiera.

Un primer punto a considerar son los gastos de viaje. Aunque habitualmente éstos son planificados, también es común que haya algunos imprevistos, por situaciones diversas, como cambios de último momento. Para dar luz sobre la gestión de gastos de este tipo y ahorrar costos, el sitio web de Internacionalmente publicó el artículo “5 claves para gestionar los gastos de viaje en tu empresa”.

En él se explica que cuando se tiene una correcta planeación de los viajes de negocio, no sólo se obtienen ahorros de tiempo y costos, sino que además se optimizan los gastos predecibles. Entre las sugerencias que hace el medio se encuentran: hacer un análisis previo al viaje y una primera previsión de gastos estimados con base en las características alrededor de la actividad, así como reducir al máximo las consecuencias de los imprevistos, a partir del contrato de seguros y la elección de reservas flexibles.

Ahora bien, como señalamos en el inicio de este texto, nos enfrentamos a una nueva realidad, y seguir tratando los viajes de negocio como en el pasado ya no es opción. Adicionalmente a valorar todo lo relacionado con el viaje, incluyendo la gestión de los riesgos, las organizaciones necesitan más que nunca una solución de gestión de viajes y gastos (T&E, por sus siglas en inglés) que brinde una visión holística de los gastos de empleados, que mantenga el deber de protección y apoye a las áreas financieras en la reinvención del negocio, sin dejar de lado el cumplimiento normativo.

Así lo comentamos en el libro electrónico “Elegir una solución adecuada de gestión de viajes y gastos”, que se encuentra dentro de nuestro Centro de Contenidos, y que lo invitamos a revisar a conciencia.

Es un hecho que en la actualidad los viajes son más complejos que antes. Han evolucionado los tipos de pago; las revisiones y aprobaciones de cada factura y recibo electrónico previo al viaje juegan un papel mucho más importante; la planeación incluye como elementos prioritarios el cuidado de la seguridad y el bienestar de los ejecutivos viajeros, además de otras cuestiones a considerar. Esto hace que, para las organizaciones, sean necesarias nuevas tecnologías para hacer frente a los nuevos aspectos alrededor de los viajes corporativos y la gestión de gastos de los empleados.

Entre las características que en SAP Concur consideramos que debe incluir una solución de T&E están la facilidad de uso, una accesibilidad desde cualquier lugar y una interfaz conversacional que faciliten y agilicen la reservación de viajes y la creación y aprobación de reportes (para ofrecer la mejor experiencia al personal), así como capacidades de analítica avanzada, para identificar patrones de gastos comunes, evitar fraudes y tomar las mejores decisiones. Esto y más lo describimos a profundidad en nuestro e-book, donde usted conocerá por qué las empresas que usan nuestras soluciones son 36% más eficientes.