Ventajas y ejemplos de plataformas para hacer business trips

Las tecnologías para business trip se están imponiendo cada vez más en el sector empresarial. Así como fueron cambiando las maneras de controlar los gastos de viajes, gestionarlos y optimizarlos para lograr una mayor eficiencia, también es importante preguntarnos por el futuro de los viajes de negocios, su evolución y cambios, con el fin de mejorar su panorama y ganar confianza para mantener una buena competitividad en el mercado.

Para lograrlo, históricamente las empresas tuvieron que tomar decisiones importantes y dar el salto hacia el uso de las innovaciones tecnológicas.

¿Por qué es importante utilizar plataformas tecnológicas para los business trip?

Cualquier gerente o responsable de la gestión de viajes corporativos puede comprender que la administración de estos desplazamientos puede resultar compleja si no se cuenta con los recursos adecuados. Por eso, las plataformas tecnológicas simplifican los viajes corporativos y facilitan su gestión.

Centralización y eficiencia en la planificación

Las plataformas tecnológicas permiten centralizar todos los aspectos relacionados con los viajes corporativos, desde la reserva de vuelos y hoteles hasta la gestión de transporte terrestre.

Esto evita la dispersión de información en múltiples canales y facilita el acceso a datos importantes en un solo lugar.

Al contar con una herramienta centralizada, las empresas pueden ahorrar tiempo y reducir errores en el proceso de planificación.

Control de costos y cumplimiento de políticas

La gestión de gastos en los business trip es un desafío recurrente para muchas empresas. En ese sentido, las plataformas tecnológicas ayudan a controlar los costos y mejorar su contabilidad al ofrecer herramientas para comparar tarifas, monitorear gastos en tiempo real y asegurar que las reservas se ajusten a las políticas internas.

Además, permiten generar informes detallados sobre el uso del presupuesto, lo que facilita la rendición y legalización de los gastos.

Experiencia del viajero y productividad

Es evidente que un viajero bien atendido es más productivo. De hecho, un tercio de los ejecutivos pierde entre cuatro y ocho horas de trabajo productivo por malas prácticas en la gestión de viajes.

Pensando en evitar esto, las plataformas tecnológicas simplifican la experiencia del viajero al proporcionar itinerarios digitales, recordatorios automáticos y alertas en tiempo real sobre cambios o contratiempos. Además, estas herramientas facilitan el acceso a información relevante, como direcciones, confirmaciones de reserva o detalles de contacto, desde cualquier dispositivo.

Seguridad y cumplimiento normativo

Por último, considerando que estamos en un mundo donde los riesgos de seguridad y los cambios en las normativas de viaje de negocios son constantes, las plataformas tecnológicas ofrecen herramientas para garantizar la protección de los viajeros.

Principalmente, porque permiten a las empresas rastrear ubicaciones, brindar asistencia en tiempo real y garantizar el cumplimiento de requisitos legales y normativos en cada destino.

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¿Qué aportan las tecnologías de business travel?

En el caso de las empresas relacionadas con el business trip, la tecnología proporciona herramientas para la automatización de procesos, así como para la gestión de gastos, viajes e inteligencia de datos.

De esta manera, brindan soluciones para evitar que su compañía pierda tiempo, dinero y eficacia en sus tareas.

Pero además de los beneficios financieros, garantizan el cumplimiento de las normas impuestas por la administración pública para justificar los ingresos derivados de impuestos ocasionados por este tipo de gastos.

Asimismo, este tipo de solución promueve la sostenibilidad y optimiza la adopción de una política que contribuye con el medio ambiente, algo esencial para la imagen y el buen posicionamiento de las empresas en el mercado.

6 tecnologías para business travel

¿Quiere conocer cuáles son las 6 tecnologías para business travel más importantes de la actualidad? ¡Siga leyendo!

1. 5G y Wi-Fi 6

Estas tecnologías mejoraron las tareas para business travel, ya que se basan en estándares de transmisión inalámbricos que aumentan la velocidad de navegación, estabilidad y latencia respecto a las versiones anteriores.

Con esta innovación, es posible acceder a lugares que aún no cuentan con el servicio de internet y así garantizar un mayor crecimiento para las empresas y miles de oportunidades para las personas.

Además, su implementación significa una mejora importante debido al acceso a zonas con poca cobertura vinculados a la educación, la medicina y el trabajo a distancia.

2. Automatización de los informes de gastos

Mediante la automatización de los informes de gastos, podrá mejorar su rentabilidad fácilmente. Para ello, existen herramientas como SAP Concur Expense, diseñado para que su compañía cumpla de manera eficiente, rápida y fácil con las políticas de gastos, haciendo capturas de recibos, procesando informes de gastos y tomando decisiones correctas basadas en la información adecuada.

Esta tecnología para business trip permite:

• Categorizar y emparejar los gastos con los recibos.
• Simplificar la gestión de gastos.
• Cumplir con las políticas corporativas.
• Reembolsar rápidamente el dinero a sus empleados.

Mediante la plataforma que ofrece SAP Concur Expense, también podrá ver el ahorro de su empresa al reducir el tiempo que toma para procesar los reportes de gastos.

3. Budget (SAP Concur)

Budget es una solución de SAP Concur que sirve para controlar los presupuestos y tomar las decisiones adecuadas gracias a su visión global de los gastos.

A través de Budget podrá consultar todos los gastos en un solo lugar y así obtener una imagen instantánea de los mismos. A su vez, permite que los gastos se hagan con sensatez, ya que informa exactamente de cuanto dinero dispone.

De esta forma, con Budget puede:

• Compilar y combinar gastos de viajes, recibos, facturas y gastos de SAP Concur.
• Consultar la totalidad de los gastos en un solo panel de control.
• Verificar instantáneamente los gastos y compararlos con el presupuesto.
• Controlar y corregir los presupuestos.

4. Concur Request

Concur Request es una tecnología para business travel que simplifica las solicitudes y aprobaciones, facilita el cumplimiento de las políticas corporativas y controla los gastos de la empresa.

De esta manera, la empresa puede eliminar la incertidumbre sobre los gastos, logrando que el personal consuma de acuerdo a lo pactado en el presupuesto y a las políticas de la empresa.

Igualmente, Concur Request es una plataforma fácil de usar que permite a los gestores tener un mayor control de los gastos aportando una mejor visibilidad y, de este modo, fomentar su aprobación. También permite conectar a personas, procesos y sistemas para lograr mayor eficacia y precisión.

5. Solución de inteligencia de datos

Esta herramienta analiza los datos de viajes, gastos y facturas y, a partir de ellos, traza planes de acción efectivos.

En cuanto a las soluciones de inteligencia empresarial, Intelligence de SAP Concur es de uso esencial, ya que proporciona una serie de análisis interesantes para una correcta toma de decisiones.

Mediante su uso, podrá hacer informes basados en las prácticas recomendadas del sector y obtener una visión global de los gastos. De esta manera, podrá aplicar políticas corporativas, simplificar la gestión de gastos y supervisar tendencias, las cuales son tareas imprescindibles para el desarrollo y el crecimiento de una empresa en su rubro.

En definitiva, con Intelligence podrá:

• Conectarse a sus datos de facturas, recibos, gastos y viajes.
• Acceder a paneles con informes programados que llegan a su bandeja de entrada.
• Gestionar los gastos de manera proactiva a través de alertas y notificaciones.
• Integrar los datos obteniendo una visión única y clara de los mismos.
• Hacer un seguimiento de su presupuesto controlando el gasto diario y configurando alertas.
• Modificar y gestionar informes de manera que sean más flexibles.
• Programar informes y alertas a las personas interesadas.
• Rodearse de expertos que lo asesorarán de acuerdo a sus necesidades.

6. Ciberseguridad

Las tecnologías de ciberseguridad aplicadas al business trip son otras de las más utilizadas, ya que sirven para proteger los datos de las compañías, pues ellos, junto con los viajeros, son sus activos y prioridades principales.

Los datos de una empresa de cualquier tamaño y sector pueden sufrir amenazas y ataques que la perjudicarían en mayor o menor medida.

Por esta razón, la ciberseguridad llegó para ocupar un lugar importante, no solo para proteger a los datos, sino también para brindar soluciones que aligeren el modo de viajar de los profesionales. Por ejemplo, evitando la pérdida de tiempo con escaneos de los pasaportes y otros trámites burocráticos que le impidan transitar con mayor fluidez.

Ahora bien, tomando en cuenta que las prácticas medioambientales son cada vez más necesarias y, muchas veces, requeridas por las organizaciones y los consumidores, es necesario entender cómo las herramientas tecnológicas pueden llevar el desplazamiento corporativo al siguiente nivel de sostenibilidad y cumplimiento.

Cómo las plataformas de viajes de negocios contribuyen a la sostenibilidad 

Según McKinsey, los viajes aéreos son el responsable del 11% de las emisiones globales y, en ese sentido, las plataformas de viajes corporativos están desempeñando un papel clave para fomentar prácticas responsables y reducir el impacto ambiental de los desplazamientos.

Optimización de rutas y selección de opciones eco-amigables

Estas soluciones permiten a las empresas identificar rutas más cortas, eficaces y menos contaminantes, reduciendo así la huella de carbono asociada a los desplazamientos corporativos.

Además, ofrecen opciones de transporte y alojamiento con certificaciones sostenibles, lo que facilita la toma de decisiones responsables para los viajeros de negocios.

Monitoreo y reducción de la huella de carbono

Un aspecto fundamental de la sostenibilidad es la capacidad de medir y monitorear el impacto ambiental de las actividades empresariales.

Pensando en esto, las herramientas de viajes corporativos proporcionan informes detallados sobre las emisiones de carbono generadas por cada viaje, lo que permite a las organizaciones analizar estos datos y establecer metas concretas de reducción.

Promoción de políticas de viaje sostenibles

Asimismo, también permiten a las empresas establecer políticas claras que fomenten prácticas responsables entre los viajeros. Por ejemplo, pueden restringir la elección de vuelos con múltiples escalas, incentivar el uso de transporte público o vehículos eléctricos, y promover reuniones virtuales como una alternativa a los desplazamientos innecesarios.

Colaboración con proveedores sostenibles

Muchas soluciones de viajes corporativos, como Concur, permiten a las empresas colaborar con proveedores de servicios que comparten sus objetivos de sostenibilidad.

Esto incluye aerolíneas con programas de compensación de carbono, hoteles con prácticas de ahorro de energía y servicios de transporte con vehículos eléctricos o híbridos.

Consejos para seleccionar la mejor plataforma para viajes de negocios

Elegir la plataforma adecuada para gestionar los viajes corporativos es esencial para optimizar recursos y garantizar una experiencia eficiente. A continuación, estos son algunos consejos prácticos para tomar la mejor decisión.

Identifique sus necesidades principales

Analice los requisitos de su empresa, como el número de empleados que viajan, la frecuencia de los viajes y las políticas internas. Esto le permitirá seleccionar una solución que se adapte perfectamente a sus operaciones.

Busque integración con otros sistemas

Asegúrese de que la plataforma pueda integrarse con su software de gestión financiera o ERP para una administración más fluida de los gastos y la legalización de los mismos.

Priorice la facilidad de uso

Opte por una herramienta con una interfaz intuitiva que facilite la reserva de viajes, la gestión de itinerarios y la generación de reportes, tanto para los empleados como para los administradores.

Verifique opciones de personalización

Es importante que la plataforma permita configurar políticas de viaje de negocios personalizadas y establecer límites claros para cumplir con los objetivos corporativos.

Considere las funcionalidades de sostenibilidad

Prefiera plataformas que incluyan herramientas para calcular la huella de carbono y priorizar opciones eco-amigables, reflejando el compromiso de su empresa con la sostenibilidad.

Evalúe el soporte técnico

Confirme que el proveedor ofrece asistencia técnica 24/7 para resolver problemas de forma rápida y eficiente.

Compare costos y beneficios

El precio es importante, pero asegúrese de que la herramienta ofrezca un retorno claro en términos de ahorro, eficiencia y cumplimiento.

Con estos pasos, podrá seleccionar una plataforma que no solo simplifique la gestión de los viajes de negocios, sino que también impulse los objetivos estratégicos de su organización.

Es momento de modernizar su organización

A lo largo de este post, ha quedado claro que la adopción de plataformas tecnológicas transforma la experiencia del viajero, haciéndola más fluida y personalizada, y contribuye significativamente a optimizar los recursos financieros y operativos de la organización.

Por lo tanto, al automatizar tareas, reducir errores y ofrecer información en tiempo real, las empresas pueden tomar decisiones más inteligentes que impulsen su rentabilidad y competitividad en el mercado.

¿Le interesaron estas 6 tecnologías para business trip? Entonces le invitamos a conocer más sobre las soluciones de SAP Concur en nuestra página web y a solicitar más informes sobre las ventajas que le pueden dar a su empresa.