Gestión de reuniones de trabajo centralizadas y de autoservicio: ¿Cómo impactará al futuro?

El uso de herramientas digitales para facilitar la gestión de reuniones de trabajo centralizadas y de autoservicio es una tendencia que gana cada vez mayor popularidad en el sector empresarial, debido a las ventajas que genera.

Las organizaciones que buscan cómo construir y mejorar el ambiente laboral para que encante, apuestan por la implementación de recursos tecnológicos capaces de agilizar tareas, reduciendo el tiempo de respuesta.

En este sentido, los software de gestión de reuniones de trabajo se proyectan como un recurso de gran valor que permite a los usuarios programar agendas, automatizar recordatorios y notificaciones, integrándose con otras aplicaciones.

Este tipo de sinergia agrega más valías a los encuentros empresariales. Por ejemplo, al utilizar un programa de gestión de reuniones es posible adjuntar documentos de interés o enlaces a plataformas relacionadas con el motivo del encuentro.

De esta forma, los empleados tendrán acceso a los datos pertinentes antes de la junta, lo cual resulta especialmente favorable si trabajas en la gestión de viajes y gastos y utilizas soluciones digitales como Concur Travel & Expense de SAP Concur.

Concur Travel & Expense presenta una vista unificada de las reservas de los viajes y los gastos asociados en un solo lugar, simplificando la visualización de la información y el cumplimiento de la política de viajes corporativa.    

Es evidente que las nuevas tecnologías aplicadas a la gestión de reuniones de trabajo en organizaciones que operan bajo modelos centralizados y de autoservicio, impulsan la eficiencia, pero ¿Cómo impactará al futuro?

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Ventajas de la Gestión Centralizada y de Autoservicio de Reuniones de Trabajo

El impacto del modelo de gestión centralizada y de autoservicio aplicada a las reuniones de trabajo puede ser positivo, sobre todo en entornos que promueven el trabajo híbrido: retos a superar para implementarlo con éxito.

Las herramientas tecnológicas aumentan la flexibilidad, reducen la carga administrativa de los líderes de equipo, fomentan la efectividad en la programación, optimizan la utilización de los recursos y posibilitan un seguimiento eficiente.

Tenga presenta que las empresas centralizadas cuentan con líderes o departamentos específicos encargados de la planificación y la toma de decisiones, lo que aporta un mejor enfoque y una cadena de mando clara.

Por otra parte, el autoservicio ofrece a los empleados la posibilidad de resolver situaciones por sí mismos, algo fundamental si considera cómo invertir en EX permite que la organización ahorre dinero.

El modelo de gestión centralizada y de autoservicio, basado en las soluciones digitales y usado en reuniones de trabajo, proporciona más control sobre la agenda, duración y objetivos de cada asamblea, evitando la pérdida de tiempo.

Asimismo, aumenta el comprometimiento de los colaboradores; fomenta la transparencia y la colaboración entre colegas; reduce la duplicación de esfuerzos y la burocracia, e incentiva la autonomía de los involucrados.

Desafíos y Consideraciones al Adoptar estas Prácticas

Adoptar herramientas tecnológicas que faciliten la ejecución de tareas en la empresa, como los software de gestión de reuniones de trabajo, puede ser emocionante, pero también presenta desafíos significativos.

En primera instancia es importante verificar que las nuevas prácticas estén alineadas con la cultura organizacional, de manera que la transición sea lo más fluida posible y cuente con el apoyo y los recursos necesarios.

Muchos colaboradores pueden experimentar frustración y resistencia al cambio al asumir el sistema como una amenaza para la autonomía o para su lugar dentro de la compañía y los equipos de tareas. 

Es por ello que entre los desafíos debe considerarse el período de capacitación y adaptación que tendrán los empleados, para acercarse al nuevo modelo de trabajo e incorporarlo a sus procesos de forma efectiva.

Es fundamental que la implementación de las nuevas prácticas responda a objetivos corporativos específicos y medibles, para que sea posible evaluar los resultados sobre la marcha e introducir los ajustes pertinentes.

Recuerde que personalizar los recursos tecnológicos de acuerdo con las necesidades de cada departamento, puede ser un reto y a la vez abonar a favor de la empresa en la construcción de un sistema flexible, productivo y eficiente.

Contar con soporte técnico especializado, dentro o fuera de las instalaciones de la compañía (en caso de contratar proveedores externos), es una excelente estrategia para facilitar la transición a líderes y empleados.

Ejemplos Prácticos de Empresas que han Optimizado sus reuniones mediante Modelos de Autoservicio

Diferentes organizaciones han demostrado el éxito de utilizar programas para la gestión de reuniones de trabajo, bajo la modalidad centralizada y de autoservicio. Una muestra de ello es SAP Concur.

Nuestra empresa, líder en el sector de servicios de gestión de viajes y gastos, ofrece modernas soluciones digitales destinadas a compañías que buscan simplificar sus procesos, ganar transparencia, ahorra tiempo y aumentar la productividad.

Sin embargo, también somos usuarios de tecnologías que nos permiten impulsar a nuestro alcance, como es el caso de vFairs, una plataforma de gestión de eventos utilizada en la celebración del encuentro virtual SAP NOW, en abril 2020. 

Como herramienta, vFairs permite crear eventos virtuales inmersivos abordando aspectos multidisciplinarios como registro de participantes, venta de entradas, análisis de datos de la audiencia, integración con plataformas CRM y mucho más. 

Otro ejemplo del uso programas para la gestión de reuniones de trabajo, aplicado tanto dentro como fuera de su compañía matriz, es Microsoft que ha desarrollado Microsoft Outlook, Microsoft Teams y Microsoft To Do.

Estas soluciones digitales ofrecen funciones avanzadas de planificación, colaboración, comunicación y seguimiento esenciales para la coordinación de equipos de trabajo remotos, híbridos y presenciales.

A través de Microsoft Outlook, los usuarios pueden compartir documentos, agendar reuniones, clasificar correos (electrónicos) y notificaciones según su nivel de importancia y establecer parámetros para filtrar comunicaciones, entre otras funciones.  

Igualmente con Microsoft Teams, los empleados tienen la posibilidad de comunicarse en tiempo real, celebrar reuniones de video, compartir datos y presentaciones, almacenar información e incorporar integraciones para acelerar el flujo de trabajo.

Finalmente, Microsoft To Do ejecuta la organización de tareas desde la nube, por lo que los usuarios tienen acceso a los paneles de asignación y seguimiento desde cualquiera en el que se encuentren.

El uso de herramientas informáticas para la gestión de reuniones de trabajo, en ambientes centralizados y de autoservicio, es una evolución significativa en la manera como las empresas administran sus procesos y operaciones.

Si bien es cierto que encierra desafíos, inherentes a todo cambio, los potenciales beneficios que representa para las organizaciones dispuestas a adoptar las nuevas prácticas aumentan su atractivo como modelo.

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